مدیر دفتر مدیریت پروژه شرکت فولاد سنگان گفت: اگرچه راه‌اندازی «PMO» ممکن است در ابتدا هزینه‌بر و زمان‌بر به نظر برسد اما مزایای بلندمدت آن به مراتب بیش از این هزینه‌هاست. سازمان‌ها می‌توانند «PMO» را به عنوان بخشی از ساختار سازمانی خود جدی بگیرند و روی تقویت آن سرمایه‌گذاری کنند.
به گزارش پایگاه خبری و تحلیلی «فلزات‌آنلاین» و به نقل از روابط عمومی فولاد سنگان، «دفتر مدیریت پروژه» یکی از واحدهای استراتژیک در سازمان‌های بزرگ و پیچیده است که نقش آن فراتر از یک مرکز هماهنگی ساده برای پروژه‌هاست. این واحد به طور خاص در صنایع معدنی و فولادی که معمولا با پروژه‌های بزرگ و چندبعدی مواجه هستیم، اهمیت دوچندانی پیدا می‌کند. صنایع معدنی و فولادی به دلیل مقیاس بالای پروژه‌ها، وابستگی به فناوری‌های پیشرفته و نیاز به مدیریت منابع طبیعی و مالی گسترده، نیازمند سطح بالایی از هماهنگی و برنامه‌ریزی دقیق هستند.
علی ناجی، مدیر دفتر مدیریت پروژه «PMO» شرکت صنایع معدنی فولاد سنگان در خصوص کاربردهای تخصصی «PMO» در سازمان‌های صنعتی بزرگ و به خصوص صنایع معدنی و فولادی، بیان کرد: در یک سازمان معدنی یا فولادی، چندین پروژه ممکن است به طور هم‌زمان در حال اجرا باشند که هر یک از آن‌ها منابع مالی، انسانی و زمانی قابل‌توجهی را مصرف می‌کنند. «PMO» وظیفه دارد تا تمام این پروژه‌ها را به عنوان بخشی از یک پورتفولیو مدیریتی اداره کند (مدیریت پورتفولیو پروژه‌ها). این مدیریت شامل اولویت‌بندی پروژه‌ها بر اساس اهداف سازمان، مدیریت منابع مشترک بین پروژه‌ها و اطمینان از عدم تداخل پروژه‌ها با یکدیگر است. از آنجایی که هر پروژه ممکن است تاثیر مستقیمی بر دیگر پروژه‌ها و اهداف کلان سازمان داشته باشد، «PMO» تضمین می‌کند که تمامی پروژه‌ها در راستای استراتژی کلان حرکت می‌کنند.
وی در ارتباط با نقش این واحد در استانداردسازی و بهبود فرایندها، اظهار داشت: یکی از نقش‌های کلیدی «PMO»، ایجاد استانداردهای ثابت برای فرایندهای مدیریت پروژه است. در صنایع معدنی و فولادی، پروژه‌ها اغلب شامل مراحل مختلفی هستند؛ از مطالعات اولیه و امکان‌سنجی اقتصادی گرفته تا عملیات استخراج، فرآوری و توزیع. «PMO» با تدوین بهترین شیوه‌ها و استانداردهای جهانی، به یکپارچگی و همگام‌سازی این مراحل کمک می‌کند. این استانداردها نه تنها باعث بهبود کیفیت و دقت در اجرای پروژه‌ها می‌شود بلکه باعث کاهش هزینه‌ها، زمان‌بندی‌های دقیق‌تر و بهبود ارتباطات بین تیم‌های مختلف پروژه خواهد شد.
مدیر دفتر مدیریت پروژه «PMO» شرکت صنایع معدنی فولاد سنگان تصریح کرد: مورد دوم، مدیریت ریسک و پیشگیری از بحران‌هاست. پروژه‌های معدنی و فولادی اغلب با ریسک‌های گسترده‌ای از جمله ریسک‌های عملیاتی (خرابی تجهیزات، شرایط جوی نامساعد و مشکلات زمین‌شناسی)، ریسک‌های مالی (نوسانات بازار، افزایش هزینه‌ها) و ریسک‌های زیست‌محیطی مواجه هستند. «PMO» به عنوان یک نهاد متمرکز، وظیفه دارد که سیستم‌های مدیریت ریسک را پیاده‌سازی و این ریسک‌ها را شناسایی، ارزیابی و کنترل کند. یکی از روش‌های کلیدی در این زمینه، استفاده از ابزارهای تحلیلی و داده‌محور است که به «PMO» اجازه می‌دهد تا پیش‌بینی‌های دقیق‌تری داشته باشد و اقدامات پیشگیرانه را به موقع اجرا کند. این توانایی در کاهش تاخیرات پروژه و جلوگیری از هزینه‌های اضافی بسیار موثر است.
ناجی مطرح کرد: موضوع سوم، مدیریت ذی‌نفعان و هماهنگی استراتژیک است. صنایع معدنی و فولادی نه تنها با تیم‌های داخلی بلکه با تعداد زیادی از ذی‌نفعان خارجی مانند دولت‌ها، نهادهای مالی، سرمایه‌گذاران، و جوامع محلی در تعامل هستند. «PMO» با ایجاد یک سیستم هماهنگی و مدیریت ذی‌نفعان، اطمینان حاصل می‌کند که منافع و نگرانی‌های هر یک از این ذی‌نفعان به درستی در نظر گرفته‌شود. این شامل مدیریت انتظارات، تسهیل ارتباطات و تضمین شفافیت در اجرای پروژه‌ها می‌شود. چنین هماهنگی موثر از ایجاد تنش‌ها و اختلافات جلوگیری کرده و باعث می‌شود پروژه‌ها بدون توقف یا تاخیر پیش روند.
وی اظهار داشت: چهارمین وظیفه شامل ارائه گزارش‌های تحلیلی و اطلاعاتی است. یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های «PMO»، ارائه گزارش‌های دقیق و تحلیلی به مدیران ارشد سازمان است. در صنایع معدنی و فولادی که هرگونه تغییر کوچک در برنامه‌ها یا بودجه می‌تواند تاثیرات مالی و عملیاتی وسیعی داشته باشد، دسترسی به اطلاعات به‌موقع و قابل اتکا حیاتی است. «PMO» با استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری پیشرفته، داده‌های مربوط به زمان‌بندی، هزینه‌ها، عملکرد پروژه و میزان ریسک را تجزیه و تحلیل می‌کند و این داده‌ها را به صورت منظم در اختیار مدیران قرار می‌دهد. این اطلاعات نه تنها به مدیران کمک می‌کند تا وضعیت کنونی پروژه‌ها را ارزیابی کنند بلکه امکان پیش‌بینی چالش‌های آتی و اتخاذ تصمیمات استراتژیک را نیز فراهم می‌کند.
مدیر دفتر مدیریت پروژه «PMO» شرکت صنایع معدنی فولاد سنگان تاکید کرد: مقوله ششم، بهبود تصمیم‌گیری استراتژیک است؛ دفتر مدیریت پروژه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از داده‌ها و تحلیل‌های جامع، تصمیم‌گیری‌های استراتژیک بهتری داشته باشند. این تصمیمات شامل انتخاب پروژه‌های جدید، تخصیص منابع بهینه، و یا حتی اولویت‌بندی پروژه‌های موجود است. با توجه به اطلاعات جامع و تحلیلی که «PMO» ارائه می‌دهد، مدیران قادر خواهند بود تصمیماتی اتخاذ کنند که با اهداف کلان سازمان همسو باشند و بیشترین ارزش را برای سازمان ایجاد کنند.
ناچی خاطرنشان کرد: هفتمین موضوع، نقش استراتژیک «PMO» در توسعه پایدار است. در نهایت، یکی از مزایای کلیدی «PMO»، هم‌راستا کردن پروژه‌ها با استراتژی‌های بلندمدت و توسعه پایدار است. این صنایع اغلب با اهداف بلندمدت اقتصادی، زیست‌محیطی و اجتماعی دست‌و‌پنجه نرم می‌کنند. دفتر مدیریت پروژه می‌تواند به عنوان پلی میان برنامه‌ریزی استراتژیک و اجرای پروژه‌ها عمل کند و از طریق نظارت و مدیریت هوشمندانه، سازمان را در مسیر دستیابی به این اهداف سوق دهد
وی در پاسخ به این سوال که به عنوان مدیر «PMO» مدیریت پروژه و صنایع معدنی و فولادی، چگونه نقش «PMO» دفتر مدیریت پروژه را در این حوزه‌ها توصیف می‌کنید، گفت: دفتر مدیریت پروژه، در صنایع پیچیده و با زیرساخت‌های گسترده مانند معادن و فولاد، بیش از هر زمان دیگری حیاتی است. این صنایع به دلیل گستردگی پروژه‌ها، نیازمند یک مرکزیت قوی برای مدیریت و نظارت بر پروژه‌های مختلف هستند. «PMO» نه تنها به اجرای استانداردها و پروتکل‌های مدیریت پروژه یاری می‌رساند بلکه نقش محوری در اطمینان از تطابق پروژه‌ها با اهداف استراتژیک ایفا می‌کند. در حقیقت، بدون یک «PMO» کارآمد، هماهنگی بین پروژه‌های مختلف و کنترل هزینه‌ها، زمان‌بندی‌ها و کیفیت به شدت دشوار خواهد‌بود. در این صنایع، ما با پروژه‌هایی مواجه هستیم که ممکن است سرمایه‌گذاری‌های عظیمی را به خود اختصاص دهند، بنابراین مدیریت بهینه و کنترل دقیق بسیار ضروری است. علاوه بر این،«PMO» به عنوان نهاد واسطه‌ای میان بخش‌های مختلف سازمان عمل می‌کند؛ از تیم‌های فنی گرفته تا مدیران اجرایی و حتی ذی‌نفعان خارجی. این هم‌افزایی کمک می‌کند تا تمامی بخش‌های سازمان، هدف مشترک توسعه و رشد را دنبال کنند و هر پروژه‌ای که اجرا می‌شود، به طور مستقیم در خدمت اهداف بزرگ‌تر سازمان قرار گیرد.
مدیر دفتر مدیریت پروژه «PMO» شرکت صنایع معدنی فولاد سنگان در خصوص نفش «PMO» در تحقق اهداف استراتژیک در صنایع معدنی و فولادی، مطرح کرد: صنایع معدنی و فولادی معمولا با چشم‌اندازهایی بلندمدت و استراتژیک همراه هستند. این صنایع نه تنها به سرمایه‌گذاری‌های کلان نیاز دارند بلکه دوره بازگشت سرمایه نیز طولانی‌مدت است. برای تحقق اهداف استراتژیک، «PMO» می‌تواند چندین نقش اساسی را ایفا کند. اولین نقش «PMO»، مدیریت بهینه منابع شامل نیروی انسانی، تجهیزات و حتی زمان است. یک «PMO» کارآمد می‌تواند با استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده و تحلیل‌های مستمر، توزیع بهینه این منابع را تضمین کند. در صنایع معدنی، جایی که ماشین‌آلات گران‌قیمت و تیم‌های تخصصی با برنامه‌های دقیق کار می‌کنند، اشتباهات در تخصیص منابع می‌تواند به تاخیرها و هزینه‌های اضافی منجر شود. دومین نقش، کاهش ریسک‌هاست. در این صنایع، ریسک‌های مختلفی از جمله ریسک‌های زیست‌محیطی، ریسک‌های عملیاتی و ریسک‌های مالی وجود دارد. «PMO» با ایجاد فرایندهای مدیریت ریسک و نظارت دائمی، می‌تواند خطرات احتمالی را کاهش دهد و به تصمیم‌گیران اطلاعات لازم برای پیش‌بینی و مدیریت چالش‌ها را ارائه دهد. سومین نقش «PMO» در تحقق اهداف استراتژیک، هماهنگی با ذی‌نفعان است. در بسیاری از پروژه‌های معدنی و فولادی، دولت‌ها، نهادهای مالی و جامعه محلی به عنوان ذی‌نفعان کلیدی حضور دارند. «PMO» می‌تواند به عنوان نقطه اتصال میان این ذی‌نفعان و تیم‌های اجرایی عمل کند و از طریق شفافیت و ارائه گزارش‌های دقیق، ارتباطات را بهبود بخشد و از تنش‌ها و سوءتفاهم‌ها جلوگیری کند.
ناجی با ذکر مثالی در این راستا ادامه داد: یکی از مثال‌های قابل توجه از نقش موثر «PMO» در توسعه صنایع معدنی، اجرای پروژه‌های بزرگ در زمینه توسعه معادن است. برای مثال، در چند شرکت «BHP Billiton» و «Rio Tinto» و «Vale S.A» شرکت‌های بزرگ معدنی و چند شرکت دیگرکه نیازمند سرمایه‌گذاری‌های میلیارد دلاری و چندین سال برنامه‌ریزی بودند، پیاده‌سازی یک «PMO» کارآمد، موجب شد تا زمان‌بندی پروژه به طور دقیق مدیریت شود و هزینه‌ها کاهش یابد. این پروژه شامل هماهنگی میان تیم‌های مهندسی، مدیریت ریسک، امور مالی و اجرایی بود. در این مثال، «PMO» توانست با نظارت دقیق بر پیشرفت پروژه و ارائه گزارش‌های به‌موقع به مدیران ارشد، ریسک‌های احتمالی را شناسایی و کاهش دهد و از هزینه‌های اضافی جلوگیری کند. از سوی دیگر، استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت پروژه و داده‌های تحلیلی پیشرفته، به تیم‌های اجرایی کمک کرد تا تصمیمات خود را بر اساس اطلاعات دقیق و به‌روز اتخاذ کنند. این فرایند نه تنها باعث کاهش تاخیرات شد بلکه بهره‌وری کل پروژه را نیز به طرز چشمگیری افزایش داد. در بخش فولاد نیز «PMO» در احداث واحدهای تولیدی جدید نقش کلیدی ایفا می‌کند. با استفاده از «PMO»، مدیریت پروژه‌های بزرگ و چندجانبه همچون ساخت کارخانه‌های جدید، با کاهش خطاها و افزایش هماهنگی میان تیم‌های مختلف، با موفقیت به نتیجه رسیده است.
وی در پایان به ارائه راهکارهای پیشنهادی برای شرکت‌های فعال در این حوزه که به فکر راه‌اندازی یا تقویت «PMO» هستند، پرداخت و یادآور شد: اگرچه راه‌اندازی «PMO» ممکن است در ابتدا هزینه‌بر و زمان‌بر به نظر برسد اما مزایای بلندمدت آن به مراتب بیش از این هزینه‌هاست. سازمان‌ها می‌توانند «PMO» را به عنوان بخشی از ساختار سازمانی خود جدی بگیرند و روی تقویت آن سرمایه‌گذاری کنند. اولین گام این است که سازمان‌ها فرایندهای خود را استاندارد کنند و به جای اتکا به روش‌های سنتی، از تکنولوژی‌های مدرن مدیریت پروژه بهره بگیرند. علاوهبراین، تیم «PMO» باید از افراد متخصص و با تجربه در زمینه‌های مختلف همچون مدیریت ریسک، برنامه‌ریزی استراتژیک و تحلیل داده تشکیل شود؛ همچنین، ارتباط مستقیم و مستمر «PMO» با سطوح ارشد مدیریتی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
انتهای پیام//
